BarCamp-Organisation

BarCamp-Organisation: Das Team von Cortex digital hat bereits mehr als 30 BarCamps organisiert und moderiert – hier die Vorbereitungen zum BarCamp Köln 2014.BarCamps werden oft in Abgrenzung zu klassischen Konferenzen gesehen. Sie unterscheiden sich vor allem dadurch, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines BarCamps die Programmplanung selbst übernehmen. Welche Themen stattfinden und wie intensiv der Austausch dazu ist, liegt also in der Hand der Anwesenden selbst. Ziel der BarCamp-Organisation ist es, Raum für diese Selbstorganisation zu schaffen und gleichzeitig einen Rahmen zu etablieren, der das BarCamp als Veranstaltung zusammenhält.

Die Grundlage dafür ist eine gute Kommunikation – bereits im Vorfeld eines BarCamps, aber auch bei der BarCamp-Moderation und als Ansprechpartner vor Ort.

Kommunikation als Schlüssel erfolgreicher BarCamp-Organisation

BarCamps sind eine Veranstaltung von und für Teilnehmer. Die beste BarCamp-Organisation ist deshalb die, die die Grundlagen für einen reibungslosen Ablauf schafft, bei Fragen direkt ansprechbar ist, die Gestaltung des BarCamps aber ansonsten den Teilnehmern überlässt.

Erfolgreiche BarCamps schaffen diesen Rahmen durch eine umfangreiche Kommunikation zur Vorbereitung. In Beiträgen und Interviews wird erklärt, was ein BarCamp ist. Erfahrungsberichte von anderen BarCamps wecken häufig auch die Neugier auf das Format.

Beim BarCamp selbst ist die Vorstellungsrunde der wohl wichtigste Eisbrecher: Jeder kommt hier einmal zu Wort. Gleichzeitig bietet sich dabei die Gelegenheit, andere Teilnehmer zu identifizieren, die sich für ähnliche Themen interessieren – und später bei einem Kaffee den direkten Austausch zu suchen.

Damit Begrüßung, Vorstellungsrunde und Sessionplanung eines BarCamps nicht „aus dem Ruder“ laufen, müssen auch sie gut organisiert sein und sollten von einem erfahrenen Moderator unterstützt werden.

BarCamp-Organisation für Unternehmen

Gerade für Unternehmen und Organisationen, die zum ersten Mal ein BarCamp veranstalten wollen, gilt es bei der BarCamp-Organisation einige Punkte zu beachten. Das offene Format kann zunächst verunsichern, schließlich hat man weit weniger Einfluss auf die Programmgestaltung in die Inhalte einzelner Sessions. Was, wenn es gar nicht genügend Session-Vorschläge gibt, um den Tag zu füllen? Was, wenn das Unternehmen kritisch diskutiert werden soll?

Viele „Unsicherheiten“ können durch Kommunikation bereits aus dem Weg geräumt – sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Unternehmensseite. Wird das Format und seine Möglichkeiten gut erklärt, finden sich immer Interessierte, die aus ihrem Arbeitsalltag berichten wollen. Auch eine Ideen- und Themensammlung für mögliche Sessions kann als Inspiration für andere dienen, selbst einen Vortrag oder eine Diskussionsrunde anzubieten.

Sollte vor Ort Kritik am Unternehmen laut werden, bietet ein BarCamp hier eine weit größere Chance: Die Kritik gibt es schließlich ganz unabhängig vom BarCamp, doch bietet sich hier ein Rahmen für den Dialog auf Augenhöhe – und damit die Möglichkeit, Kritik konstruktiv anzugehen und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur gemeinsamen Lösungsfindung einzuladen.

Zu guter Letzt bietet eine BarCamp gerade im Unternehmens- und Organisationskontext eine hervorragende Möglichkeit, miteinander ins Gespräch zu kommen und sich untereinander auszutauschen. Damit bietet ein BarCamp eine ideale Grundlage, die interne Kommunikation und das Wissensmanagement zu verbessern. Weitere Gründe für die Organisation und Durchführung eines firmeninternen BarCamps haben wir auch in der Präsentation BarCamp & Unternehmen – Warum Unkonferenzen lohnen zusammengefasst.

Fünf Tipps für die BarCamp-Organisation

Aus der Teilnahme an über 80 BarCamps und der Durchführung von knapp 30 BarCamps haben wir gelernt, wie wichtig die folgenden Punkte für eine erfolgreiche BarCamp-Organisation sind:

  1. Eine zentrale Kommunikationsplattform mit Blog-Funktion bündelt Informationen rund um das BarCamp. Regelmäßige Beiträge in einem Blog bieten Hintergründe und schaffen zusätzlich Aufmerksamkeit und Kommunikationsanlässe für die Veranstaltung. (Beispiel: BarCamp Köln)
  2. Bieten Sie auch einen Newsletter an, über den Sie regelmäßig (z. B. alle zwei Wochen) Infos rund ums BarCamp verschicken. So können Sie auch auf neue Inhalte aufmerksam machen.
  3. Erklären Sie das Format, um das Interesse am BarCamp zu wecken. (Beispiel: Warum BarCamps Konferenzen mit hohem Mehrwert sind)
  4. Fragen Sie vorab Themen und Sessionideen ab. Auch eine Frage kann eine Grundlage für eine Session sein. Diese Vorab-Abfrage ist ein Indiz dafür, welche und wieviele Themen Sie erwarten können.
  5. Nutzen Sie die Kommunikationsplattform und andere Kanäle (z. B. das Intranet oder Social Media) zum Austausch über und zur Dokumentation des BarCamps. So lässt sich der Austausch über das BarCamp hinaus aufrecht erhalten. (Beispiel: BarCamp Köln auf Twitter)

BarCamp-Organisation aus Überzeugung

Wir können auf die Organisation von etwa 30 BarCamps zurückblicken und beraten Sie gerne bei der Organisation und Moderation von BarCamps – firmeninterne ebenso wie öffentliche – oder bei Ihren ersten Schritten im BarCamp-Umfeld. Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie zur Organisation eines BarCamps Fragen haben.